Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, vous serez amené à assumer diverses tâches en dehors de votre rôle de gestionnaire. Certaines de ces tâches administratives concernent la comptabilité, la paie et la préparation de la saison des impôts, entre autres.


Effectuer ces tâches comptables par vous-même est coûteux et prend énormément de temps. Engager et payer un professionnel de la comptabilité pour assumer ces rôles est souvent une solution rentable, mais il faut encore que vous compreniez le travail et surtout, qu’ils travaillent efficacement! C’est pourquoi, chez 321 S-C, nous faisons confiance au logiciel de comptabilité QuickBooks!

QuickBooks est l'un des logiciels de comptabilité les plus connus et constitue une option attrayante pour les petites entreprises ou les jeunes entreprises qui n'ont pas de département financier étendu, ou beaucoup de personnel, car le logiciel peut améliorer l'efficacité de toute petite entreprise, principalement en réduisant les coûts et en gagnant du temps. Dans cet article, nous expliquerons pourquoi QuickBooks est le meilleur logiciel de comptabilité pour nos clients en abordant les avantages et les inconvénients du logiciel tout en gardant à l'esprit les valeurs des propriétaires de petites et moyennes entreprises.


Flexibilité

QuickBooks a été salué comme le logiciel de comptabilité numéro un par de nombreux critiques parce qu'il offre aux utilisateurs une flexibilité en termes de lieu où les petites entreprises peuvent effectuer leurs tâches comptables grâce à sa version QuickBooks en ligne. Le passage au plan QuickBooks en ligne nous permet d'accomplir de nombreuses tâches administratives ; les utilisateurs peuvent également travailler à partir d'un téléphone intelligent, d'un MAC ou d'un PC à tout moment. Cette fonctionnalité permet à plusieurs utilisateurs d'accéder au compte, ce qui nous donne l’opportunité d’avoir une équipe entière sur chaque projet, au besoin.

QuickBooks fait également preuve de flexibilité en rationalisant le travail d'équipe en permettant aux utilisateurs de synchroniser en toute sécurité plusieurs fichiers en temps réel et travailler dessus en même temps. En plus de synchroniser leurs données à partir d'autres applications couramment utilisées, notamment Square et TSheets.

La fonction en ligne permet également d’accéder à une assistance en ligne basée au Canada avec des spécialistes pour répondre à nos questions techniques.

Comme cette option fonctionne sur n'importe quel appareil, elle permet également de sauvegarder le travail sur tous les appareils, ce qui signifie que nous n'avons pas à nous inquiéter de la sauvegarde de notre travail sur un disque dur externe ou une clé USB. La fonction de synchronisation des données des applications est importante, car elle permet d'économiser d'innombrables heures qui seraient autrement consacrées à la saisie manuelle de ces données ou à leur conversion dans différents formats de fichiers pour les sauvegarder.

Donne une vision d’ensemble sur la situation financière de votre entreprise

Le logiciel de comptabilité QuickBooks nous permet de suivre plus facilement les dépenses, les revenus et les informations relatives à la paie de leurs employés de nos clients. Avec QuickBooks, on peut également :

- Enregistrer les dates d'échéance des factures.
- Saisir les informations de paiement pour les factures répétées
- imprimer des chèques directement dans QuickBooks.

Nos clients peuvent ensuite relier leurs comptes bancaires directement à QuickBooks, ce qui leur permet de visionner tous les enregistrements financiers en une vue d’ensemble. Au cours de leurs activités quotidiennes, nos clients accumulent inévitablement de nombreuses dépenses, c'est précisément là que les fonctionnalités ci-dessous sont pratiques :

- Possibilité de facturer aux clients des dépenses telles que les frais de kilométrage et les repas.
- Possibilité de suivre l'achat et la vente d’inventaire.

QuickBooks est automatiquement mis à jour en cas de modification d’inventaire, de sorte que nos clients peuvent avoir un suivi proche de ceux-ci.


Génère facilement des rapports

Un des aspects les plus utiles de travailler avec Quickbooks est sa facilité à générer des rapports et factures d’une grande variété de formats. Nous pouvons donc communiquer les informations qui comptent vraiment pour nos clients d’une manière rapide et limpide! De plus, ses rapports peuvent être facilement téléchargés et partager entre nos techniciens et nos clients!

QuickBooks simplifie le processus de création de rapports financiers en nous permettant de créer des rapports de revenus annuels et des rapports de prévisions financières d'un simple clic. Ces rapports peuvent facilement être transférés vers Excel pour être conservés ou partagés par courriel (ou même imprimé). Ces rapports peuvent les aider à identifier les lacunes du service clientèle, à documenter les tendances, à stimuler les ventes et à adapter de nouvelles stratégies de marketing vers vos clients.


Adieu le papier!

Comme pour nos clients, il est important pour 321 S-C de devenir plus respectueux de l’environnement. Comme nous n’avons pas mille façons de le faire en tant que cabinet de services-conseils, trouver un moyen de gérer la comptabilité entièrement en ligne était certainement un atout!

Production automatique de reçus et de factures en ligne, l’acceptation des débits/crédits et le dépôt de chèques dans le logiciel; nous pouvons éliminer le papier d’une majorité des opérations!

La version Pro de QuickBooks nous offre la possibilité de produire automatiquement des reçus et des factures en cliquant sur un bouton. Ces reçus peuvent ensuite être envoyés par courriel aux clients, individuellement ou en groupe. Cette fonction est fort utile pour nos clients, car certaines entreprises se retrouvent souvent à facturer plusieurs clients pour le même type de service ou de produit.

En outre, les utilisateurs peuvent recevoir des frais de crédit ou de débit et (selon le type d'abonnement) scanner et déposer des chèques directement dans QuickBooks. Ce faisant, ils n'ont pas besoin de nombreux reçus papier ni de saisir de grandes quantités de données à la main.


Facile à comprendre

QuickBooks est un logiciel de comptabilité extrêmement convivial; l'absence de jargon dans le logiciel permet à nos clients, même ceux n’ayant aucune expérience ou des connaissances limitées en comptabilité, de profiter des avantages susmentionnés de ce logiciel.

C’est probablement l’aspect le plus important pour nous dans le choix du logiciel de comptabilité le plus approprié à nos clients. En tant que fournisseurs de services de comptabilité externalisée, une de nos tâches les plus cruciales est la communication avec nos clients. Nous devons non seulement être en mesure d’effectuer les tâches avec minutie et rigueur, mais nous devons également pouvoir ttransmette cette information aux gestionnaires des entreprises qui nous font confiance afin qu’ils puissent prendre les meilleures décisions pour leur organisation!

En résumé, Quickbooks est flexible dans ses accès et possibilités de partage! Mais c’est surtout les fonctions qui permettent des communications claires et limpides avec nos clients qui font qu’on juge que Quickbooks est le meilleur logiciel de comptabilité pour guider les gestionnaires dans leur prise de décision! Si votre entreprise a des besoins particuliers, venez en discuter avec nous et laissez-nous vous prouver qu’on peut faire des miracles avec cet outil!